Case: ICT-aanbesteding: hoe pak ik dat aan?

ICT-projecten worden geregeld aanbesteed. Bent u benieuwd wat Elferink & Kortier Advocaten in dat kader voor u kan betekenen? Lees dan verder hoe wij onze cliënte in de bovengenoemde zaak hebben geholpen.

Het belang van goede ICT-contracten

Om de toegevoegde waarde van onze werkzaamheden goed te begrijpen, leggen wij eerst kort uit waarom het van belang is om goede ICT-contracten te sluiten. De wet- en regelgeving bevatten geen specifieke bepalingen voor ICT-dienstverlening. Welke rechten en verplichtingen op de partijen van toepassing zijn, volgt daardoor allereerst uit wat zij hebben afgesproken in het ICT-contract. Daarom is het van belang om duidelijke en uitgebreide afspraken vast te leggen in het ICT-contract. Bijvoorbeeld afspraken over wat er precies wordt geleverd, voor welke doel en op welke wijze dit wordt geleverd. 

Daarnaast worden de rechten en verplichtingen van de partijen bepaald en/of aangevuld door de wet- en regelgeving. Afhankelijk van de specifieke ICT-dienstverlening kan er een breed scala van (dwingendrechtelijke) wet- en regelgeving van toepassing zijn. Bijvoorbeeld de wettelijke kaders van een overeenkomst van opdracht, aanneming van werk, intellectuele eigendomsrechten, privacy en uiteraard ook het algemeen contractenrecht. ICT-contracten hebben daarom vaak een gemengd karakter. Bij het opstellen van ICT-contracten is het van belang om rekening te houden met deze verschillende regels. 

Vervolg casus

Om onze cliënte zo goed mogelijk bij te staan, dienden wij ons eerst een goed beeld te vormen over wat cliënte wenste te bereiken met het ICT-project. In dat kader hebben wij een aantal zaken geïnventariseerd. Bijvoorbeeld: wat voor software onze cliënte wilde laten ontwikkelen? Op basis van welke ontwikkelmethode (bijvoorbeeld agile/scrum of waterfall)? Wie is verantwoordelijk voor de implementatie? Aan wie dienen de intellectuele eigendomsrechten op de software toekomen? Moet de broncode worden overgedragen? Wat moet de hostingleverancier doen bij een exit? 

Op basis van onze inventarisaties hebben wij voor onze cliënte een overeenkomst voor de ontwikkeling van software en een hostingovereenkomst opgesteld. Deze contracten dienden daarbij onder meer te worden afgestemd op de GIBIT-voorwaarden die eveneens van toepassing zouden zijn. Ook hebben wij – waar dat nodig was – overlegd met een aanbestedingsjurist, zodat deze contracten ook de aanbestedingsrechtelijke toets konden doorstaan. Wij hebben onze cliënte proactief geadviseerd over het nader uitwerken van bepaalde aanbestedingsdocumenten, zoals het programma van eisen en wensen. Onze contracten zijn vervolgens afgestemd op deze (nader uitgewerkte) documenten, zodat deze op elkaar aansloten. 

Conclusie

Wilt u een ICT-project aanbesteden? Elferink & Kortier Advocaten helpt u graag. Indien gewenst:

• stellen wij voor u de nodige ICT-contracten op (bijvoorbeeld ontwikkel-, SaaS-, licentie-, hosting-, onderhouds-, exit-, verwerkersovereenkomsten en Service Level Agreements);
• beoordelen wij voor u de ICT-contracten;
• adviseren wij u over de aanbestedingsdocumenten vanuit het perspectief van ICT-recht, intellectueel eigendom en privacy;
• werken wij samen c.q. stemmen wij af met een aanbestedingsjurist voor de aanbestedingsrechtelijke kaders.

p.s. Als advocaten hebben wij een beroepsgeheim. Wij kunnen situaties uit onze praktijk daarom niet delen. In deze reeks met praktijkcases omschrijven wij daarom casus die dicht bij praktijkgevallen liggen of die in onze praktijk hadden kunnen plaatsvinden, maar die qua feiten en omstandigheden nooit gelijk zijn aan die van een daadwerkelijke kwestie die wij hebben behandeld.