Interne persoonlijke notities en het inzagerecht onder de AVG

Het inzagerecht is een belangrijk privacyrecht. Het vereist dat een organisatie binnen een maand moet kunnen aantonen welke persoonsgegevens zij van de betrokkene verwerkt. De gedachte achter het inzagerecht is dat betrokkenen te allen tijden moeten kunnen controleren of de verwerkingsverantwoordelijke in overeenstemming met de AVG handelt. Vanuit een inzageverzoek kan de betrokkene vervolgens handelen. Denk aan het corrigeren van gegevens of ze laten verwijderen.

De verwerkingsverantwoordelijke moet dus inzage geven in de persoonsgegevens die hij al dan niet verwerkt. Het is vaak echter onduidelijk welke informatie daar precies onder valt, bijvoorbeeld omdat onduidelijkheid bestaat over wat nu precies een persoonsgegeven is. Artikel 4 AVG geeft de definitie van persoonsgegevens. In 2019 oordeelde het Gerechtshof Den Haag al dat de interne vertrouwelijke notities ook onder het inzagerecht van de AVG vallen. Het recht omvat volgens het Hof namelijk niet alleen direct identificerende persoonsgegevens, maar ook “iedere informatie die vanwege haar inhoud, doel of gevolg is gelieerd aan de betrokkene, ongeacht of het om objectieve of subjectieve (meningen, oordelen) informatie gaat en waarmee de betrokkene redelijkerwijs identificeerbaar is voor het bedrijf of enig ander persoon”.

Uit rechtspraak van het Europese Hof van Justitie blijkt dat het begrip ‘persoonsgegevens’ ruim moet worden uitgelegd. Het gaat om alle informatie die voortvloeit uit de verwerking van persoonsgegevens, dus bijvoorbeeld ook de betalingsbereidheid van een betrokkene, ook al is dit opgenomen in interne stukken die onderdeel uitmaken van vertrouwelijke (interne) correspondentie. De rechtbank Den Haag heeft hier recentelijk nog uitspraak over gedaan. Deze uitspraak leert ons dat interne notities waarin persoonlijke gedachten en adviezen van medewerkers zijn vervat, onder het inzagerecht van de AVG vallen.

Let er overigens op dat er uitzonderingen op het inzagerecht zijn. Zo hoeft een organisatie niet altijd aan een verzoek te voldoen. Als een van de uitzonderingssituatie uit de wet zich voordoet, kan dat leiden tot een weigering van de inzage. Dat is alleen niet hetzelfde als het inzagerecht dat niet van toepassing zou zijn.

Het is van belang om rekening te houden met de ruime interpretatie van dit inzagerecht. Houd er dus als organisatie rekening mee dat ook mailwisselingen voor intern beraad of interne besluitvorming onder het inzagerecht kunnen vallen.

Twijfelt u? Neem dan gerust contact met ons op.